Конференция «Открытые ГИС» 2012

Это копилка идей для конференции Открытые ГИС. Она может случится, а может и не случится. Все зависит от активности организаторов.

Обсуждение на форуме.

План действий

1. Набрать ответственный оргкомитет
2. Проанализировать опыт FOSS4G, GeoStat,... что еще ...
3. Оценка потенциального участия
4. Утвердить название конференции
5. Подобрать варианты места проведения
6. Определиться с тематикой и программой
7. Составить программу
8. Найти спонсоров
9. Найти организацию, которая возьмется собирать взносы
10. Определиться с местом проведения
11. Запустить сайт конференции
12. Пригласить гостей и ключевых докладчиков
13. Прорекламировать конференцию
14. Открытие регистрации, постерные-устные доклады
15. Сбор материалов - редакция, выпуск сборника

Название конференции

Для конференции нужно название :) Название должно быть коротким и звучным. Желательно делать на русском языке (и хорошо бы с английским аналогом).

На встрече в IRC)было решено оставить такое название:

Открытые ГИС: методы, данные, ПО

Но пока название можно изменить. Если в голову приходят интересные варианты, записываем сюда (или на форум):

1. ...

Логотип конференции

1. Вариации на тему лупы и Земного Шара
2. Вместо лупы можно использовать ноутбук - тоже узнаваемый символ исследователя в наши дни
   1. Ноутбук подключенный к ЗШ
   2. Ноутбук а на экране...
3. Матрешка

Таймлайн

Срок	Что должно быть сделано
13 мая	Выбрать время проведения
31 мая (?)	Выбрать помещения и забронировать их
10 июня	Брендирование, потоки, план конференции. Открыть сайт конференции (можно пустой)
18 июня	Начало приёма докладов, поиск спонсоров
июль-август	Открытие регистрации
. . .

Место

Ищем общими усилиями: в интернете, среди знакомых и т.д. Результаты записываем сюда же в таблицу. Потом будем выбирать.

Должно отвечать следующим требованиям:

1. г. Москва, ближнее Подмосковье
2. Минимум 3 зала, 2 побольше (100+ человек) и поменьше (20+ человек). Ориентировочно общее количество участников - 200 чел.
3. Wi-fi
4. Наличие проекторов/экранов
5. Для проведения семинаров будут полезны залы со столами, чтобы поставить ноутбуки - наличие/отсутствие можно отмечать в табл в примечаниях
6. Холл для распития чаев и плюшек

С учетом того, что часть участников будет не из Москвы, идеальным будет вариант недорогой гостиницы (интересно, есть такие в Москве/Ближнем Подмосковье ? :)) с конференц-залами.

А здесь мы выкладываем фотографии и делимся впечатлениями от посещения этих мест: https://plus.google.com/100560006484441318634

Варианты, где провести:

Название, расположение, сайт	Стоимость аренды залов	Кол-во залов/вместимость	Оборудование (проекторы, экраны, микрофоны)	Wi-Fi	Фото	Примечания
ИГРАН, Москва (м.Полянка)	...	1 (60-70 чел)	...	...	фото	Хорошо: Большая вероятность, что "хозяева" поддержат Плохо: Скорее всего не хватит места.
Конференц-центр «На Филипповском», Москва (Метро: Арбатская, Кропоткинская)	от 9 тыс.руб (20 м2) до 36 тыс.руб (200 м2) Цены	8 конференц-залов, на выбор, площадью от 20 до 196 м	Проектор + экран = 5000 - 6000 руб/день, Микрофон 3000 (4500 радио-микрофон) Отдельная цена	бесплатно	Фото	Хорошо: много залов разной вместимости есть оборудование есть питание удобное место Плохо: цена
Гостиница Измайлово Альфа, Москва (Метро: Партизанская)	21-35 тыс руб/9 часов Цены	9 конференц-залов, на выбор (со столами и без, практически каждый зал трансформируется в тот или иной тип), площадью от 85 до 270 м2, вместимость от 50 чел (класс) до 250 чел (тип "театр" - на доклады)	В стоимость аренды входит 1 микрофон, проектор + экран= 5 000 руб/день (см.в ценах за аренду)	+ (то ли бесплатно, то ли 1 500 руб)	Фото	много залов разной вместимости все залы расположены рядом есть оборудование набор скидок недалеко от центра проживание (пт-сб-вс около 2500/3000 руб двухместный номер) холл для чаев/кофеёв (надо узнавать, можно ли самостоятельно организовывать, т.к. у них дороговато заказывать)
гостиница Аэростар, Москва, Ленинградский проспект, д.37, к. 9 (Метро: Динамо)	Зал на 100+ 75 000 рублей/ 8 часов, на 20+ - 25 000 рублей	На 100+ человек - залы Петровский А и Б, 160 м2 каждый, 1 этаж, вместимость при рассадке театром до 160 человек, 20+ человек - Сокольники/Останкино/Измайлово, 52 м2, 1 этаж, вместимость при рассадке театром до 50 человек	В цену аренды включено: экран флипчарт (магнитно-маркерная доска) ручки+блокноты по числу участников минеральная вода – 1 бутылка на участника до 3 удлинителей В цену зала не включено проектор	Есть. Бесплатно.	фото
Инфопространство, Москва (Метро: Парк-Культуры)	144 тыс за половину зала трансформера в день, еда 1600р/чел/день=мин. вода, два кофе-брейк, обед, обслуживание	Зал-трансформер (много залов), см. схема				непонятки с залом
Алтай, Москва (Метро: Владыкино)	20-30тыс/10 часов	3 зала/100+100+50			фото	Недостаток: залы в разных местах, один даже в другом корпусе
ХОК - конференц-центр, Москва (Метро: Новослободская)	13 или 23тыс/10 день	6 залов/от 40 чел до 90 чел			фото	Недостаток: залы немного мелковаты?
Московский областной учебный центр Нахабино, ст. Нахабино Московская обл.Красногорский район	Пока не ясно отправил на почту письмо	Конференц-зал/148чел+ 8 компьютерных классов+4 уч.аудитории от 24 до 90чел	есть инф.библиотечный комплекс,видеостудия и копировальное бюро	интернет есть	фото	Недостаток: пока не ясны цены, добираться от ст.Нахабино на маршрутке мин.5-7 Достоинства: Есть свой Гостиничный комплекс(с небольшим конференц залом) Цены от 200руб. до 1500 руб Гостиница
Гостиница Измайлово -- Вега, Москва (Метро: Партизанская)	от 700 до 5000 руб/час	12 залов (некоторые комбинируются по два) / от 17 до 470 чел.	Видеопроекционная система / Плазменная панель (дублирует изображение для последних рядов) / Экран / Флипчарт с бумагой и комплектом маркеров	wifi: пишут, что есть	фото на странице гостиницы	примечания
Гост. комплекс "Космос", Москва (метро "ВДНХ" - 200 м)	от 15000 до 90000 руб/день (8 часов)	подходящих залов ~ 9 / от 40 до 250 чел.	оборудование -- ??	wifi -- ??	фото на странице гостиницы	примечания: про wifi и кофе-брейки на сайте ничего не нашёл
Гостиничные комплексы “Измайлово” (Гамма-Дельта), Москва (Метро: Партизанская)	от 1440 до 4800 руб/час (без оборудования)	подходящих залов ~ 8-9 / 40-250 чел.	оборудование (оплачивается отдельно): Мультимедийный проектор, подключение звукоусиливающей аппаратуры,ноутбуки, МФУ (Принтер лазерный\Сканер\Факс),плазменная панель, выделенный интернет, аудиозапись. Цены здесь	wi-fi: пишут, что есть	фото здесь	плюсы: несколько недорогих вариантов кофе-брейков, есть отдел. места для кофе-брейков
ЭТО ЗАГОТОВКА, не удайляйте ее, копируйте .... Название, Москва (Метро: какое-то метро)	стоимость аренды	кол-во залов/вместимость	оборудование	wifi	фото	примечания

Дата проведения и продолжительность

Два выходных дня (сб-вс).

• 17-18 ноября (основной вариант)
• 1-2 декабря (запасной вариант)

Тематика

Общая тема: всё про геоинформационные системы использующие ПО с открытым исходным кодом.

Секции:

• Десктоп
• Веб
• Базы данных
• Опыты внедрения
• Научная секция
• Открытые данные и ПО - современное состояние в РФ

Программа

День 0 (вечер): Встреча гостей. Pre-party.

День 1. Пленарная часть. Устные доклады (20 мин на доклад, 10 мин на вопросы). В перерывах между основными докладами можно провести секцию со стендовыми докладами. Банкет! :)

День 2. Семинары и мастер-классы (2x40 мин + 10 мин перерыв; общее время 1,5 часа). (Конкурс проектов и работ, выполненных с помощью открытых ГИС. ?)

или наоборот

! Если будет много желающих прийти на семинары, но в один день они все не смогут их посетить физически (один семинар +/- 20 чел.), то, возможно:

1. Не следует разделять на день докладов и день семинаров, а проводить их параллельно разными секциями.
2. Проводить один семинар несколько раз.

Для оценки количества желающих надо будет организовать подсчет голосов на сайте Конференции.

Семинары

Семинары должны быть практическими с возможностью повторять за тренером. Возможно разделение семинара на две части, для новичков и для продвинутых пользователей.

Возможные темы семинаров:

• Использование R
• Пространственные базы данных (PostGIS)
• Программирование для GDAL, обработка ДДЗ высокого разрешения
• Первые шаги в QGIS
• Создание модулей расширения для QGIS на Python
• Обработка атрибутивных данных в QGIS (Pyculator)
• Sextante на QGIS
• Использование Network Analysis API в QGIS
• Создание картографических веб-приложений с OpenLayers, Mapserver
• OSM
• GRASS для новичков
• Использование GRASS в ДЗЗ
• Использование GRASS в геоморфологии
• Дешифрирование космических снимков в QGIS/GRASS
• Вопросы миграции с проприетарных на открытые ГИС

Интересные темы, которые ждут своих авторов:

• Пространственная статистика, моделирование; R+PostGIS
• Использование ГИС в мобильных терминалах для полевого сбора данных и навигации
• Разработка расширений для uDig и gvSIG
• Основы работы с gvSIG
• Использование ГИС GRASS в связке с другим СПО (R и т.п.)

Дополнительно хорошая тема: расширенный семинар взаимопомощи или даже несколько? Человек берет 5-7 минут на описание своих проблем и задач, все помогают ему их решить.

Участие

К участию приглашаются также и студенты.

Отдельная секция студенческих работ или общая для всех работ?

Перед принятием решения по проведению конференции необходимо провести оценку потенциального участия и составить список потенциальных участников, посредством:

1. опроса на форуме/блоге
2. личного опроса
3. персональной рассылкой с вопросами "Хотите ли вы поучаствовать", "Можете ли сделать доклад", "Знаете ли кого-то, кто еще занимается подобным"

Труды

Сборник трудов.

Статьи должны присылаться сразу в 2-х форматах: .tex и .pdf.

Печатать или не печатать?

Нужно разобраться с вопросом. Нет ли формальных проблем с только электронной версией материалов? Считается ли электронная публикация - публикацией. Если нет - тогда выпускать только электронно, если есть тогда нужна и печатная версия.

Можно сделать так, спросить людей уже на конференции нужны ли им бумажные материалы и если да, то опубликовать в печатном виде небольшим тиражом.

Сайт конференции

1. Кто будет делать сайт: дизайн и программирование + перевод на англ.язык (надо)?
2. Что на нем должно быть?

• Вводная и общая информация (о мероприятии, контакты, как добраться, где остановиться)
• Формы для регистрации, опросники. Общие (делать ли часть инфо общедоступной: например, ФИО, откуда, контакты, возможно, в закрытой форме или просто счетчик зарегистрировавшихся?), отдельные формы регистрации/опросников для семинаров/мастер-классов, сюда же: Если будет так называемый семинар взаимопомощи, то, возможно, нужно предусмотреть какую-то регистрацию на сайте желающих. Так они смогут предварительно разместить свою тему, это будет полезно для планирования общего времени.
• Тезисы докладов и инфо по авторам (кто/откуда, какие-то контакты), добавить (?) возможность комментировать тезисы, оценивать (?) - с регистрацией на сайте или без?
• Секции, а затем и полное расписание конференции (со ссылками на абстракты и инфо по авторам)
• Загрузочные материалы для семинаров или ссылки (данные и литература в т.ч. для предварительной подготовки, если требуется)
• Карта посетителей и/или карта участников сайта :)
• Список организаторов, спонсоров, кнопка донейт
• ...

Реклама конференции

Должна быть активной и всеохватывающей, включая возможность платной рекламы.

1. Рассылка по ВУЗам
2. Баннеры и информация на сайтах (GIS-Lab, OSGeo, GISA ...)
3. Рассылка GIS-Lab-news, еще какие-то тематические
4. Реклама в социальных сетях

Приглашение докладчиков

Интересные люди из России и мира, которые могут рассказать о своем опыте и видении настоящего и будущего Открытых ГИС.

Например:

• Tim Sutton (QGIS)
• Paul Ramsey (PostGIS/OpenGeo)
• Frank Warmerdam (GDAL/Google)

Кого еще вы хотели бы видеть?

• Markus Neteler (GRASS GIS) или кого-либо еще из их команды
• Carlos H. Grohmann (GRASS GIS)

Планирование бюджета

Денежные расходы на 2 дня и около 200 человек участников. Стоимость из расчета средних цен на услуги и продукцию.

Перечень расходных статей	Стоимость, руб
Аренда зала	160 000 - 200 000
Аренда дополнительного оборудования (по количеству залов): проекторы, экраны, микрофоны, WiFi	30 000 - 45 000
Еда: кофе-брейки, встреча гостей - pre-party	40 000 - 80 000 (+ pre-party?)
Создание сайта: программирование+дизайн	30 000 - 40 000
Приглашение докладчиков (частичная оплата дороги и проживания)
Подготовка и печать (?) материалов конференции
Реклама и рекламная продукция
Сувенирная продукция: футболки, CD-диски/USB-накопители с материалами/данными по конференции	70 000 - 100 000
Итого

Организационный взнос

Участие можно сделать платным.

Например, 100500 копеек.

Организаторы

Выразили желание помочь с организацией:

1. SS_Rebelious
2. Amuriy (реклама)
3. Rhot (перевод материалов на англ.язык)
4. KolesovDmitry (рекламная рассылка по ВУЗам, подготовка сборника трудов)
5. Bishop
6. Evgenia
7. yellow_sky
8. Максим Дубинин (поиск спонсоров)

Гранты на проведение конференции

Здесь пока собирается информация, о возможных источниках грантов на проведение конференции. Соответственно, это могут быть отечественные или зарубежные фонды/организации.

1. РФФИ (Начинать оформление нужно за 5-6 месяцев до мероприятия, для поддержки необходима научная составляющая)

Партнеры

Информационные партнеры

Инфопартнерам можно предложить:

• Размещение текстовой ссылки на сайт информационного партнера на главной странице и в разделе “Инфопартнеры”.
• Публикация анонса на сайте http://website.ru и в http://twitter.com/website_ru о новом инфопартнере.
• Добавление ссылки на инфопартнера во все анонсы, рассылаемые в рамках PR-кампании конференции
• Бесплатное участие в конференции одного представителя инфопартнера (если участие платное).
• Вложение раздаточных материалов в пакет участника конференции.
• Размещение раздаточных материалов инфопартнера на столах у регистрации.
• Возможность выставить напольный баннер (ролл-ап).

От Инфопартнеров ожидается:

• Размещение баннера конференции на сайте инфопартнера в течение не менее N месяцев.
• Размещение информации в разделе мероприятия, календарь событий (если есть раздел).
• Публикации о конференции в ленте новостей.
• Размещение приглашения докладчиков на конференцию (в разделе новостей).
• Размещение краткого приглашения докладчиков и текстовой ссылки на полный текст приглашения докладчиков в рассылках издания (если есть рассылки).
• Размещение краткого анонса и текстовой ссылки на полный анонс мероприятия в рассылках издания (если есть рассылки).

Примеры: devconf

Спонсоры

Золотой

Серебряный

Бронзовый